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Calendario Laboral del 2022 en VigoNuevo Registro Digital de Jornada 2026: Guía Completa para Empresas
El Real Decreto sobre registro digital de jornada, aprobado el 30 de septiembre de 2025, transforma por completo el sistema de fichaje en España. Ya no basta con registrar la entrada y la salida: el nuevo marco exige un sistema 100 % digital, trazable y accesible en tiempo real para la Inspección de Trabajo. Pero la norma no parte de cero: la jurisprudencia ya venía anticipando muchas de estas exigencias. Esta guía resume, de forma visual, ambas dimensiones.
1. Qué cambia respecto a la norma actual
| Aspecto | Norma vigente (RD-ley 8/2019) | Nuevo Real Decreto (2025) |
|---|---|---|
| Formato | Papel, Excel o cualquier medio | 100 % digital obligatorio |
| Acceso de la Inspección | Presencial o previo requerimiento | Remoto, inmediato y en tiempo real |
| Diferenciación de horas | No exigida expresamente | Ordinarias, extraordinarias y complementarias |
| Modificación de registros | Sin trazabilidad obligatoria | Autorización de empresa y trabajador + huella digital |
| Ámbito | Presencial | Incluye teletrabajo y subcontratas |
| Biometría | Uso extendido sin regulación específica | Limitada a casos excepcionales justificados |
2. Las 5 claves del nuevo sistema
Digital y objetivo
Se eliminan el papel y las hojas de cálculo. El sistema debe ser electrónico, fiable y no manipulable. Se contemplan apps móviles, plataformas web, tarjetas RFID o códigos QR.
Verificable en tiempo real
Cada trabajador registra su jornada de forma personal e intransferible. La Inspección de Trabajo puede consultar los datos en cualquier momento, de forma remota.
Cobertura total
Se registran todas las modalidades: jornada completa, parcial, horas ordinarias, extraordinarias, complementarias, tiempos de disponibilidad y pausas no computables.
Inalterable y trazable
Cualquier modificación requiere autorización de empresa y trabajador. Queda registrada una huella digital con autoría y fecha. Las discrepancias se reflejan en el sistema.
Acceso inmediato
Trabajadores, representantes sindicales e Inspección tienen visibilidad directa del registro. El empleado recibe un resumen mensual junto con la nómina.
3. Lo que los tribunales ya venían exigiendo
Lo que ya era exigible
- Registro real, no estimado
- Trazabilidad e inmutabilidad
- Datos suficientes para control sindical
- Consecuencias probatorias para la empresa si el registro falla
Lo que añade la nueva ley
- Digitalización obligatoria (papel y Excel, fuera)
- Acceso telemático en tiempo real para la Inspección
- Categorización expresa de cada tipo de hora
- Regulación específica de la biometría
4. ¿Cómo accedería la Inspección al sistema?
Mandato legal: acceso remoto, inmediato y en tiempo real
El sistema "deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial en los centros de trabajo". Sin aviso previo, sin desplazamiento y sin solicitar documentación a la empresa.
Art. 6 del borradorVía A — Conexión a plataforma ministerial
Según el borrador, las empresas por encima de un determinado umbral de plantilla deberían conectar su sistema de fichaje a una plataforma del Ministerio de Trabajo, permitiendo a la Inspección consultar los datos en tiempo real o bajo petición.
Vía B — API segura desde el propio software
Alternativa descentralizada: que el sistema de registro de cada empresa (o su proveedor de software) exponga una API segura a la que la Inspección pueda conectarse para extraer los datos cuando lo requiera. Los análisis técnicos ya mencionan el "acceso remoto para Inspección Trabajo (API segura)" como una característica exigible a las soluciones del mercado.
Requisitos transversales en ambos casos
El sistema debe garantizar inmutabilidad, trazabilidad y disponibilidad permanente de los datos, porque la Inspección puede consultarlos en cualquier momento y desde su propia sede. La seguridad y el cumplimiento del RGPD son condiciones indispensables.
Qué falta por publicarse
El texto articulado del Real Decreto desarrollará las condiciones mínimas del acceso. Después, es previsible una guía técnica del Ministerio que aclare los requisitos de interoperabilidad y el procedimiento concreto. Mientras tanto, los proveedores de software ya publican notas técnicas interpretando el requisito.
5. El fin de las horas extra opacas
El problema actual
En España se realizan más de 2,8 millones de horas extraordinarias no remuneradas cada semana. El nuevo sistema busca atajar este fraude estructural.
La solución normativa
El registro deberá especificar si cada hora extra se abona económicamente o se compensa con descanso, y si responde a motivos urgentes o incidencias excepcionales.
Resumen mensual obligatorio
Junto con la nómina, la empresa deberá entregar un resumen mensual con las horas trabajadas, incluyendo las extraordinarias y su forma de compensación.
6. ¿Qué ocurre con los trabajadores en ERTE?
La nueva normativa no crea un régimen específico para los ERTE, pero la obligación de registrar la jornada se mantiene para todos los trabajadores, incluidos los afectados por un expediente de regulación temporal de empleo.
- El registro debe reflejar la jornada efectivamente realizada durante el periodo de ERTE, si la hubiera.
- Deben diferenciarse claramente las horas trabajadas de las suspendidas.
- La empresa sigue obligada a conservar los registros y a facilitar el acceso telemático a la Inspección.
- La Inspección podrá verificar la correcta aplicación de la medida a través de los datos registrados.
7. Régimen sancionador
? Consecuencias del incumplimiento (LISOS)
En los supuestos más graves, la sanción puede alcanzar los 10.000 € por trabajador afectado. La responsabilidad recae siempre sobre la empresa. La jurisprudencia reciente (SAN 4128/2023) confirma que los registros manipulables o sin trazabilidad son sancionables incluso antes de la nueva ley.
8. Checklist para tu empresa
Implantar un sistema digital
Elegir una solución que garantice trazabilidad, inmutabilidad y acceso remoto para la Inspección.
Elaborar un protocolo interno
Regular el funcionamiento del sistema, las modificaciones y la evaluación periódica con la representación legal.
Informar y formar a la plantilla
Explicar qué datos se recogen, con qué finalidad y durante cuánto tiempo. El tiempo de formación es trabajo efectivo.
Garantizar la conservación 4 años
Los registros deben permanecer accesibles e íntegros durante al menos cuatro años.
Facilitar el acceso a los trabajadores
Cada empleado puede consultar y obtener copia de sus registros en cualquier momento.
Revisar el cumplimiento del RGPD
Minimización de datos, seguridad en los canales y limitación del uso de sistemas biométricos.
Fuentes oficiales y referencias
- BOE — Boletín Oficial del Estado
- Ministerio de Trabajo y Economía Social
- Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS)
- Guía sobre el registro de jornada — Ministerio de Trabajo (PDF)
- Tribunal de Justicia de la Unión Europea (CURIA)
- Poder Judicial — CENDOJ (Base de jurisprudencia)
- Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
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